为进一步提高工作效率，提高信息化工作水平，促进档案管理的规范化、数字化、信息化建设，总公司拟于今年10月份引进数字化电子档案管理系统。
近日，总公司组织考察小组到济南进行档案管理系统搭建工作的考察，标志着总公司数字化电子档案管理系统建设项目正式启动。下一步软件供应商将开展需求调研、系统开发和部署及系统使用培训等工作，预计项目在明年3月份完成系统建设。
随着社会信息技术的迅猛发展，档案信息化的浪潮给各行各业都带来了巨大的影响，传统的档案实体管理开始发生改变，档案信息化建设不仅仅是“升特”的需要，也是新时代档案管理追求的目标。随着OA办公系统的应用推进，总公司的档案信息管理系统建设也迫在眉睫。为做好软件产品选型工作，总公司组织了考察小组对德州市档案数字化管理先进单位进行了考察，并赴济南档案管理软件系统开发相关公司实地考察，详细了解档案管理数字化建设的优越性和必要性。在此基础上，总公司申请确定了电子档案信息管理系统建设项目。
数字化电子档案管理系统集五个便利于一体：一是为档案调阅提供了便利。计算机查阅克服了纸质档案调阅的繁琐程序，操作更加方便简洁；二是为档案检索提供了便利。在全国各地，只要有网络的地方，都可以按工程编号、归档号、类型等多种方式快速检索查询，能够实现有网即查、随时可查的效果，打破了时间和空间的局限；三是为档案分组管理提供了便利。通过管理员的权限设置，保证各类档案在合理权限内不同程度的公开；四是为档案安全管理提供了便利。数字化处理后，能避免纸质档案的破损和丢失；五是为资源节约提供了便利。电子档案的维护成本远远低于纸质档案，总公司还计划将OA系统与电子档案系统进行数据对接，进一步增强档案处理能力。
总公司适时启动数字化电子档案管理系统建设项目，对推动档案管理走向更加完善的轨道将起到积极的促进作用，也为总公司的“升特”之路提供了有力支持。